HomeCARA GAMPANG BIKIN STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENULIS “SURYONO EKOTAMA”
BAB 1. Keuntungan Menjalankan Usaha Bersistem
1.Lebih Rapi
Usaha bersistem lebih rapih segala-galanya. Coba lihat dan bandingkan warung kelontong dengan jaringan minimarket waralaba. Apa yang kita lihat ?
Kita akan melihat perbedaan yang sangat mencolok. Pada usaha konvensional (tradisional), tidak ada unsur kerapihan. Kalau pun ada, itu adalah versi pemiliknya yang belum tentu menarik calon konsumen. Sedangkan pada minimarket waralaba,kita akan mendapati tempat yang bersih, rapi, dan harum. Selain itu ada kemudahan mendapatkan barang dan kemudahan transaksi yang menjadi dambaan semua konsumen.
Banyak orang yang sudah terjun di dunia usaha untuk mencari nafkah, orientasinya hanya mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya. Saat kita hanya berorientasi pada hal ini, maka pikiran kita hanya terpaku disitu. Kita melupakan pelajaran dasar itu.jika kelalaian dimanfaatkan pesaing dengan mudah. Maka kita akan kalah dalam hal kualitas. Padahal membentuk kualitas itu membutuhkan waktu yang panjang. Kekalahan satu hari bisa membuat kita harus menebusnya selama bertahun-tahun untuk mencapai kualitas yang sama. Hal ini sama seperti yang diungkapkan Hukum Kualitas
HUKUM KUALITAS
Barang siapa bekerja terus-menerus untuk melahirkan sesuatu yang terbaik, ia telah memperbaiki kualitasnya setiap saat. Barang siapa kalah dalam kualitas, ia harus bekerja keras selama bertahun-tahun hanya untuk mencapai kualitas yang sama.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Jadi, kerapihan itu adalah bagian dari kualitas usaha kita. Yang dimaksud rapi adalah rapi mulai daari pruduk dan kemasan, distribusi, display/ tempat jualan, personel dan adrimistrasi.
2. Lebih Efisien
Usaha yang bersistem itu pasti lebih efisien dibandingkan usaha biasa yang kita kelola apa adanya. Efisien membantu menumbuhkan keuntungan kita secara bertahap. Bayangkan jika kita mengelola usaha yang semrawut. Lebih mudah mengelola yang mana?
Jika dibuat dengan sungguh-sungguh, sistem operasional yang itu bisa meningkatkan efisien usaha. Buk ini akan menuntun kita mengenali sistem operasional usaha dan memberikan sedikit wawasan untuk menyusun sistem operasional usaha dan memberikan sedikit wawasan untuk menyusun sistem yang menguntungkan usaha kita.
3. Lebih Kompetitif
Oleh karena rapi, efisien, dan berkualitas baik, usaha bersistem selalu lebih kompetitif dibandingkan usaha konvensional. Yang dimaksud lebih kompetitif adalah jauh lebih mampu memenangkan persaingan dibandingkan pelaku usaha lainnya. Tertarik ? pasti.
Siapapun yang memiliki usaha pasti ingin selalu memenangkan persaingan. Jadi, pertanyaannya: apakah bersaing itu sulit? Lihat saja kehadiran minimarket atau supermarket yang sekejap mata bisa menarik para konsumen untuk berbelanja dan membuat mereka lupa terhadap toko kelontong langganannya.
HUKUM KOMPETISI YANG SEHAT
Barangsiapa menjatuhkan pesaingannya dengan segala upaya, ia sedang berperang yang dapat menyedot anggaran belanja. Barangsiapa berkompetisi, ia memiliki keunggulan yang sulit ditandingi pesaingannya dan mendatangkan lebih banyak uang bagi dirinya dan lingkungannya.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Jadi, hati-hati dengan kompetisi. Banyak orang terjebak untuk mengalahkan pesaing. Tujuannya adalah meniadakan persaingan.
Betulkah demikian? Yang jelas, upaya seperti ini hanya akan menggerogoti anggaran. Kita hanya membuang-buang waktu untuk mengurusi orang lain (pesaing kita).
4. Menjadi Magnet, Potensi Untung Lebih Besar
Saya yakin kita akan menjawab lebih suka makan ditempat yang bersih dan higienis. Kita juga lebih suka berbelanja di tempat belanja yang memudahkan kita memperoleh barang. Jika demikian, lantas mengapa kita masih memiliki tempat usaha yang jorok atau menyulitkan pelanggan memperoleh barang yang diinginkan?
Coba cermati Hukum Magnet Usaha berikut ini:
HUKUM MAGNET USAHA
Barangsiapa mampu menyajikan yang terbaik, maka konsumen akan mendatanginya dangan sukarela.
Barangsiapa tidak sungguh-sungguh menyajikan yang terbaik, maka upayanya memaksa konsumen mendatngi hanyalah mimpi belaka.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Magnet konsumen adalah membuat konsumen tergantung pada tempat usaha kita.
HUKUM DAYA TARIK BISNIS
Iklan bukanlah magnet yang dapat menarik konsumen untuk berbelanja sepanjang masa. Konsumen bersedia berbelanja ditempat usaha kita karena tempat usaha itu dan produknya.
(Ekotama,28 Desember 2009)
5. Mampu Menciptakan Repeat Order Berkelanjutan
Coba cermati Hukum Ketergantungan Konsumen berikut ini:
HUKUM KETERGANTUNGAN KONSUMEN
Jika seseorang jatuh hati, apapun yang tampak akan selalu indah dimatanya.
Barangsiapa cerdas, ia akan membuat konsumen jatuh hati kepadanya hingga rela menghamburkan harta untuknya.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Inilah yang sering tidak dipahami para pengusaha konvensional. Mereka hanya berfokus pada pelayanan konsumen sehingga mengabaikan pengelolaan konsumen yang berpotensi menjadi pelanggan.
HUKUM PENJUALAN BERULANG
Ketika konsumen datang pertama kali, ia telah menaruh hati kepada anda. Ketika konsumen datang kedua kali, ia telah jatuh cinta kepada anda.
Jika Anda tidak bicara, maka cintany bertepuk sebelah tangan dan konsumen akan datang kepada pesaing yang mau menerima cintanya.
Pengusaha yang baik mengucapkan ikrar setia kepada pelanggannya sepanjang hidupnya.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Oleh karna itu, siapapun yang memiliki sistem pengelolaan pelanggan, ia akan menghadirkan repeat order sepanjang siklus bisnisnya. Sulitkah membuat sistem ini? Kesulitan hanyalah milik orang yang malas daan tidak memiliki masa depan.
6. Memudahkan Pengembangan Usaha
Dari contoh ayam goreng Indonesia versus ayam goreng Amerika dan warung kelontong versus minimarket,kita tentu akan mudah menangkap pesan ini. Mengapa ayam goreng Ammerika dan minimarket modern itu mudah berkembang disegala pelosoknegeri ini, sedangkan ayam goreng Indonesia dan warung kelontong selama bertahun-tahun hanya bisa berdiri di satu tempat ?
Ayam goreng Amerika bisa menjelajahi dunia karena sistem bisnis, demikian pula minimarket modern yang mampu membuka ribuan gerai di seluruh pelosok nusantara. Jadi, apakah kita masih iri hati jika belum memiliki sistem bisnis secanggih mereka?
Bisnis yang memiliki sistem yang baik sangat mudah dikembangkan . Mengapa demikian?Sebab sistem itu bisa menumbuhkan bisnis dimana-mana, sedangkan bisnis konvensional tergantung dengan one man show pemiliknya.
Percayakah anda bahwa investor lebih percaya kepada sistem daripada kita? Jangan salah sangka. Sebarapa pun terkenalnya kita, jika kita tidak memiliki sistem operasional bisnis, bisnis yang kita jalankan seperti mobil tanpa mesin yang ditawarkan kepada pembeli dengan harapan ada yang mau beli dengan harga normal. Coba cermati Hukum Kehati-hatian Investasi berikut ini:
HUKUM KEHATI-HATIAN INVESTASI
Brang siapa percaya pada lidah tak bertulang, investasinya tidak pernah kmbali. Barangsiapa percaya pada sistem bisnis yang menguntungkan, nilai investasinya akan berlipat ganda sesuai harpannya.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Coba bandingkan: Mengapa orang yang sukarela membeli waralaba KFC atau minimarket yang harganya mencapai ratusan juta hingga milyaran rupiah? Sebegitu mudahnya mereka mengeluarkan uang? Sebenarnya tidak, tetaoi investor percaya kepada sistem bisnisnya. Sistem bisnis inilah yang menjamin bahwa usaha itu bisa mendatangkan keuntungan terus-menerus sehingga biaya investasi yang sudah dikeluarkan bisa kembali dalam waktu singkat. Masihkah kita ragu bahwa sistem bisnis bisa memudahkan pengembangann usaha kita?
7. Memberikan Lompatan Kejayaan bagi Pemiliknya
Para pengusaha yang sudah mengalami lompatan kejayaan ini hidupnya jauh lebih sejahtera ketimbang rekan-rekannya yang masih setia berbisnis kenvensional. Banyak yang menjadi sosok penting karena pendapatannya didengarkan oleh para pengambil kebijakan publik. Para pengusaha seperti inilah yang bisa mengubah wajah Indonesia sehingga anak cucu kita pun akan bangga menatapnya.
Jika sistem bisnis itu mampu memberikan lompatan kejayaan kepada kita, apakah kita hanya akan berpaku tangan sekarang?
Membangun sistem bisnis sama capeknya dengan membangun bisnis itu sendiri. Namun, hasil yang akan kita peroleh jauh lebih manis. Apakah tujuan hidup kita? Apakah kita bercita-cita untuk meninggal dunia ditempat usaha kita yang reot dan tidak memberikan sumbangan apapun terhadap negara ini? Ataukah kita bercita-cita untuk menatap bendera usaha berkibar-kibar sampai dinegeri tetangga? Jika kita memilih pilihan terakhir, segera siapkan kertas untuk memulai membuat sistem bisnis.***
Pentingnya SOP untuk Pengembangan Usaha
Apakah yang dimaksud SOP ?
SOP (Standard Operating Procedure) atau yang diterjemahkan menjadi PSO(Prosedur Standar Operasi) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan, dan menertibkan pekerjaan kita. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir. Hampir semua bisnis dijalankan secara modern memiliki SOP. Bahkan SOP juga diberikan kepada para konsumen yang membeli produk tertentu supaya tidak salah mengolah.
Lihatlah contoh SOP cara menyajikan mie rebus atau mie goreng pada produk indomie yang tercetak dikemasan bagian belakang itulah yang disebut SOP. Simple kan?
Jadi, SOP memang diibuat untuk menyederhanakan proses kerja supaya hasilnya optimal tetapi tetap efisien. Dalam pemerintahan juga terdapat SOP. Namun SOP ini sering dikacaukan dengan prosedur birokrasi yang membuat urusan menjadi rumit, alurnya sangat panjang, dan akhirnya membuka peluang korupsi.
Nah, kita pilih SOP atau prosedur birokrasi? Keduanya seperti saudara kembar. Satu sangat efisien daan dapat menyumbangkan keuntungan bagi perusahaan, sedangkan yang lain cenderung inefisien dan membuka peluang ekonomi biaya tinggi.
Oleh karena itu, acuan saya untuk membuat SOP adalah sederhana Saran Penyajian Indomie atau Super Bubur. Anda setuju?
Jika Anda setuju, teruskan membaca bagian selannjutnya.
HUKUM MEMBUAT SOP
Barangsiapa menyusun SOP(standard Operating Procedure), maka ia membuat bisnisnya efisien dan berpotensi menyumbangkan keuntungan. Barangsiapa menyusun prosedur birokrasi, maka ia melahirkan inefisiensi, alurnya rumit, dan menyebabkan ekonomi biaya tinggi.
(Ekotama,28 Desember 2009)
Apakah Tujuan Membuat SOP?
Tujuan membuat SOP adalah menyederhanakan pekerjaan kita supaya hanya berfokus pada intinya. Tetapi cepat dan tepat. Dengan cara ini, keuntungan mudah diraih, pemborosan diminimalisasi, dan kebocoran keuangan bisa dicegah. Perusahaan yang ramping, tetapi semua pekerjaan bisa di selesaikan tepat waktu adalah perusahaan yang kompetitif.
Jika kita pengusaha, ana yang kita pilih? Bekerja sampai tua ditempat usaha kitayang reot atau berkeliling dunia, tetapi usaha kita tetap berjalan sempurna? Saya yakin kita dengan bijak memilih pilihan terakhir. Mari kita buat SOPnya!
Kapan SOP Dibuat ?
Kita baru bisa membuat SOP kalau usahanya sudah jalan atau setidaknya kita memiliki prototipe bisnisnya (contoh usaha yang sudah berjalan). Jika usaha belum berjalan sama sekali, bahkan tempat usahanya belum ada, SOP yang kita buat bisa jadi hanya novel picisan. Tidak ada gunanya. Berhati-hatilah jika ditawari usaha yang belum berjalan meskipun sudah ad SOP-nya. Maksudnya sudah jlan adalah usaha tersebut sudah memiliki satu atau dua tempat usaha yang beroperasional mandiri dan bisa diibuktikan secara kasat mata. Kecuali jika Anda memang berniat membeli sebuah konsep bisnis.
Siapa yang Membuat SOP?
SOP sifatnya individual, sangat privat. Jika Anda meminta saya menunjukan contoh SOP yang pernah saya buat, mungkin saya malah tidak akan pernah menunjukkannya. Dijamin Anda justru bingung, sebab SOP-SOP itu hanya bisa dipahami dan diterapkan perusahaan-perusahaan pemiliknya. Tentu tidak pas untuk usaha anda, bukan?
Oleh karena iitu, saya selalu menyarankan kepada para pembaca buku saya supaya membuat SOP sendiri, sesuai situasi dan kondisi perusahaan. Tulis saja semua proses kerja dari A-Z. Setelah itu baru dievaluasi. Proses kerja yanng tidak perlu dihapus. Proses kerja yang terlalu panjang dipendekkan. Proses kerja yang sangat vital, tetapi belum ada perlu ditambahkan, dan seterusnnya.
Proses ini membutuhkan keuletan, ketekunan, dan kesabaran. Prosesnya sama dengan membangun bisnis itu. Jika sudah memiliki keuletan, ketekunan, dan kesabaran untuk membangun bisnis, saya yakin kita juga memiliki hal yang sama untuk menyusun SOP usaha kita.
Berapa Waktu yang Dibutuhkan untuk Menyusun SOP?
Untuk sebuah SOP lengkap mulai dari produk dan distribusi, promosi – pemasaran – penjualan, akuntansi – keuangan – pajak, SDM & pengembangannya, pengelolaan pelanggan, operasional usaha sampai pembukaan/penutupan usaha, dibutuhkan waktu 3 bulan. Waktu itu bisa dipersingkat menjadi 1 bulan, tergantung jenis usaha dan kompleksitas pekerjaan pada usaha anda. Semakin komplek usaha kita, semakin sulit dan semakin lama pembuatan SOP-nya.
Mengapa SOP Mahal Harganya?
Jika SOP mengandung proses kerja yang sifatnya rahasia dalam bidang produksi,metode pengolahan, metode penjualan atau informasi lain dibidang teknologi atau bisnis yang memiliki nilai ekonomi dan tidak diketahui oleh masyarakat umum, maka itu bisa didaftarkan di Ditjen HAKI Depkumham untuk mendappatkan hak rahsia dagang.
Catatan:
1. Seyogianya kita membuat dua jenis SOP sekaligus. Satu SOP yang bersifat umun, dapat dibaca semua orang dan satu lagi bersifat rahasia yang hanya dapat dibaca oleh orang-orang tertentu di perusahaan. Ingat, hak atas Rahasia Dagang tetap berlaku sepanjang informasi rahasia tersebut tetap kita jaga.
2. Jika kita ingin menghemat anggaran, susunlah SOP sendiri. Ikuti panduannya dlam buku ini. Rasakan nikmatnya memiliki hak cipta atau rahasia dagang yang akan mengalirkan rezeki.
Usaha apa saja yang Memerlukan SOP ?
Semua jenis usaha sebenarnya memerlukan SOP, Indomie dan Super Bubur saja bikin SOP untuk para pelanggannya, mengapa usaha kita tidak punya SOP sama sekali?
Jika kita memiliki bisnis konvensional dan hanya akan dikelola sebagai bisnis konvensional, seyogianya kita tetap membuuat SOP, agar ketika kita sakit ataupun berhalangan, usaha tetap berjalan.
Jika kita memiliki usaha yang akan dikembangkan dengan sistem kemitraan dengan investor atau dengan sistem franchise diwajibkan oleh undang-undang sehingga tidak bisa ditawar lagi. Sebelumnya juga sudah dijelaskan pentingnya sistem bisnis bagi kepercayaan investor.
Bagaimana Memanfaatkan SOP?
SOP digunakan untuk mengelola usaha yang akan kita kembangkan dengan menggandeng investor atau bekerjasama dengan orang lain. Usaha seperti ini bisa dikategorikan dalam 3 jenis, yakni:
1. Bisnis Konvensional
2. Business Opportunity(Peluang Bisnis)
3.Bisnis Franchise
*SOP untuk bisnis konvensional
Yang dimaksud bisnis konvensional adalah bisnis biasa yang kita jalankan.
Oleh karena itu, kita buat SOP-nya agar usaha itu bisa berjalan tanpa kehadiran kita dan tetap menghasilkan. Jadi, jika Anda memiliki usaha sekecil apapun, buatlah SOPnya. Jangan sampai membuat kita terjebak dalam usaha kita. Biarkan SOPnya yang mengoperasikan usaha kita. Jika suatu saat kita ingin menjual usaha ini kepada orang lain dengan berbagai alasan, harganya tentu jauh lebih mahal daripada harga usaha biasa yang masih bergantung kepada kita.
· SOP untuk Business Opportunity(Peluang Bisnis)
Kita pasti perlu pengembangan usaha. Jika kita membuat cabang diluar kota, biayanya tentu sangat mahal. Supaya murah kita perlu uang dari investor. Untuk mendapatkannya, kita harus membuat bisnis kita menarik dimata investor. Salah satunya adalah membuat bisnis kita bisa beroperasi tanpa kehadiran kita. Ini berarti kita harus menyusun SOP yang menjadi tulang punggung biisnis kita.
· SOP untuk Bisnis Franchise
Jika dalam Business Opportunity tidak ada kewajiban membuat SOP(SOP sifatnya dianjurkan, tidakk diwajibkan), maka dalam Bisnis Franchise kita wajib membuat SOP. Kewajiban ini tidak dapat ditawar-tawar lagi karena sudah diatur dalam perundang-undangan sehingga siapapun yang ingin mengembangkan bisnis dengan menjual sistem Franchise-nya, ia harus menyusun SOP sejak awal. Saat ditawarkan kepada investor, SOP yang kita terapkan sudah terbukti menguntungkan, bukan SOP uji coba.
Sampai disini kita sepakat bahwa SOP sangat penting bagi kelangsungan usaha kita dikemudian hari. Khususnya untuk mengantisipasi rapuhnya fisik kita dalam mengelola usaha dan mengantisipasi kehhadiran investor yang setiap saat bisa membantu mengembangkan usaha. Mari kita siapkan pembuatan SOP-nya.***
Dasar - Dasar Membuat SOP
Supaya memudahkan saat menyusun SOP, ada syarat yang harus terpenuhi terlebih dahulu. Keempat syarat itu meliputi:
a. Adanya Visi & Misi Usaha
b. Adanya Corporate Value
c. Adanya Penataan & Pemahaman Alur Kerja (Struktur Organisasi &Deskripsi Pekerjaan Karyawan)
d. Penyederhanaan Usaha Anda
Adanya Visi & Misi Usaha
Adalah cita-cita sekaligus sasaran (goal) perusahaan kita. Cita-cita itulah yang akan kita komunikasikan kepada karyawan dan masyarakat agar mereka mendukung usaha kita.
Adanya Corporate Value
Setiap perusahaan memiliki nilai-nilai tersendiri. Ada perusahaan yang hanya memiliki nilai mengejar profit melulu. Ada pula perusahaan yang menganut nilai-nilai bisnis dan sosial. Ada pula perusahaan yang senantiasa menyumbangkan sebagian keuntungannya untuk memberi beasiswa kepada anak didik kurang mampu. Ada perusahaan yang ingin menyejahterakan para karyawannya.
Itulah yang disebut corporate value. Nilai-nilai yang dianut perusahaan ditanamkan oleh para pemilik atau pendiri perusahaan dan diaktualisasikan dalam setiap tindakan karyawan dalam mengelola perusahaan.
Adanya Penataan & Pemahaman Alur Kerja (Stuktur Organisasi & deskripsi Pekerjaan )
Fungsi stuktur organisasi adalah menata posisi karyawan anda sesuai bidang kompetensinya. Sedangkan fungsi deskripsipekerjaan adalah memberikan pemahaman jenis pekerjaan yang harus dilakukan si karyawan selama bekerja di perusahaan Anda. Maka jika diantara 2 fungsi itu tidak ada pasti tidak tertata dan alur kerjanya ambruadul.
Banyak pengusaha konvensional yang tidak memiliki struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan, entah karena tidak sempat atau karena malas membuatnya.
Padahal stuktur organisasi dan deskripsi pekerjaan itulah yang menentukan apakah karyawan kita bekerja secara optimal atau tidak. Jika kita hanya mengandalkan perintah untuk membuat karyawan bekerja, maka saat kita sakit keras selama beberapa waktu, bisa dipastikan usaha kita bisa turun produktivitasnya.
Penyederhanaan Usaha Anda
Pembuatan SOP jika pemiliknya mau memenuhi syarat, yakni memisah-misahkan usahanya berdasarkan bidang usaha. Jika dicampur aduk, percayalah itu ibarat nasi yang di campur gamplek dan sagu. Bagaimana rasanya? Yang jelas, rasanya tidak selezat jika dimasak sendiri(bukandicampuraduk) kan?.
Cara paling mudah adalah memilah-milah usaha berdasarkan jenis dan karakteristik bisnisnya. Contohnya usaha rental mobil tidak bisa dijadikan satu dengan properti karena jenisnya berbeda, cara pengelolaannya juga beda.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar